Appel à candidature - Externalisation de la procédure visas

Appel à candidatures – externalisation de la collecte des demandes de visa

Call for Applications – Outsourcing Visa Application Collection

L’Ambassade de France en Indonésie envisage de confier à un prestataire privé les tâches matérielles liées à la collecte des dossiers de demande de visas : prise de rendez-vous, information et accueil du public, réception des dossiers, collecte des frais de dossiers, saisie informatique des dossiers avec une application fournie par l’Ambassade [le consulat] de France, envoi des dossiers à l’Ambassade [au Consulat], restitution des passeports. Le recueil des données biométriques pourra intervenir dans
une phase ultérieure.

Le dossier de candidature devra traiter au moins les points suivants (cette liste n’est pas exhaustive) :

1.Une présentation de la société

Activité principale, expérience en matière d’externalisation, composition de son capital, noms de ses dirigeants.

2.Conditions d’exercice de l’activité dans le pays

Nom et présentation du ou des partenaires locaux éventuellement pressentis, leur périmètre d’activité, la nature de leurs responsabilités dans le fonctionnement du centre, la nature du lien contractuel, ainsi qu’un exposé des garanties qu’il(s) est/sont en mesure d’apporter quant à l’ouverture rapide d’un centre, en tenant compte des contraintes administratives locales.

3.Calendrier prévisionnel d’ouverture du centre

Calendrier prévisionnel détaillé des différentes phases du projet.
Délai de mise en œuvre à compter de la signature de l’agrément.

4.Locaux envisagés pour le centre externalisé

a-Localisation, accessibilité :

Adresse (joindre un plan de la ville indiquant l’emplacement par rapport à l’Ambassade).
Moyens et temps d’accès depuis l’Ambassade.
Accessibilité (transports en commun, parking, handicapés).
Photos du bâtiment (extérieur et intérieur).
Horaires d’ouverture du centre au public.
Description des mesures permettant d’assurer la sécurité des locaux pendant et en dehors des horaires d’ouverture.

b-Dimensionnement :

Surface totale, surface des différentes zones, nombre total de postes de travail, de guichets prévus (en distinguant les différents types de guichets : accueil/orientation, caisses, réception des dossiers , biométrie, retour des passeports). Joindre un plan détaillé des locaux et de l’organisation de l’espace du centre externalisé.

c-Extension à la biométrie – co-externalisation - Bali :

Description de l’espace envisagé en vue de la mise en œuvre de la biométrie.
Possibilité d’une co-externalisation Schengen.
Possibilité d’une extension de l’activité d’externalisation sur l’île de Bali.

5.Personnel

Nombre total de personnes affectées au centre (joindre un organigramme prévisionnel du centre avec si possible le nom et le curriculum vitae de ses responsables).
Effectifs supplémentaires, en période de pointe et avec la biométrie.
Répartition des effectifs dans le centre.
Modalités de recrutement, profil du personnel, conditions salariales, politique des ressources humaines.
Contenu et durée de la formation dispensée aux agents du centre.

6.Frais de service

Montant du forfait de base TTC (en monnaie locale et en euros).
Détails des services inclus dans le forfait de base.
Détails et montants des services additionnels (en monnaie locale et en euros).
Supplément avec biométrie (en monnaie locale et en euros).

Indiquer quelles seront les modulations tarifaires en fonction d’une co-externalisation avec un ou plusieurs partenaires Schengen.

Un volume de 5% de gratuités sur l’ensemble des demandes devra être consenti par le prestataire. Dans le cas contraire, l’offre de la société ne sera pas retenue.

A titre informatif uniquement, l’Ambassade de France à Jakarta a enregistré un total de 31 136 demandes de visas en 2008 et 2009.

7.Information des demandeurs, prise de rendez-vous, suivi des dossiers

Descriptif de l’application informatique prévue pour l’information du public, la prise de rendez-vous et le suivi de l’état des dossiers par le prestataire et par les requérants
Horaires d’ouverture du centre d’appel et détail de ses prestations
Nombre de personnes affectées au centre d’appel

8. Descriptif des procédures internes envisagées pour la collecte des dossiers (sans et avec biométrie) et le retour des passeports

- traitement du grand public.
- traitement des VIP, des entités accréditées par l’autorité consulaire (agences de voyages, sociétés ayant signé un accord de partenariat) et de toute personne faisant l’objet d’un signalement positif par l’autorité consulaire.

9. Conditions de collecte et de conservation des données

Descriptif des mesures prises en vue de satisfaire au point 9 du cahier des charges.

10. Protection des données personnelles des requérants

Descriptif des mesures prises en vue de satisfaire au point 14 du cahier des charges.

11. Contrôle de la qualité de la prestation

Mesures envisagées par le prestataire :

- pour vérifier que le cahier des charges est respecté en tout point et la qualité de service est constante.
- pour résoudre les incidents litigieux avec un demandeur.

12. Contrôle effectué par l’autorité consulaire

Mesures envisagées pour faciliter le contrôle de l’autorité consulaire sur le fonctionnement du centre externalisé.

13. Présentation du dossier de candidature

Le dossier doit comporter un sommaire détaillé.
L’agrément sera accordé au prestataire pour une période de 2 ans, avec clause de rendez-vous annuelle. La sélection sera effectuée par un comité ad hoc en France.

Les sociétés de service qui souhaiteraient présenter leur candidature pour assumer ces tâches, peuvent solliciter le cahier des charges, jusqu’au 30 mars 2010, 13h00, en adressant un courriel à l’adresse suivante : admin-etrangers.jakarta-amba@diplomatie.gouv.fr.

Les intentions de candidatures devront parvenir à l’Ambassade de France à Jakarta avant le 30 mars 2010, 13 heures.

Une réunion d’information pour les sociétés de service intéressées se tiendra le 31 mars 2010. De plus amples informations sur cette réunion seront fournies en temps voulu.

Les candidatures devront parvenir à l’Ambassade de France, sous pli scellé en cinq exemplaires dont au moins deux en langue française au plus tard le 30 avril 2010 avant 13 heures. Une version électronique (format .doc/.xls/.pdf) devra également être fournie.

L’ouverture du centre spécialisé est prévue le 1er octobre 2010./.

Dernière modification : 19/12/2011

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